Секретарь

Правила поведения секретаря на работе


Первым, кого видит клиент в организации, обычно является секретарь, поэтому на этого сотрудника накладывается как прямая рабочая функция, так и имиджевая.


По секретарю можно создать первое впечатление о компании, которое потом очень трудно изменить. Секретарь в офисе подчиняется самому строгому дресс-коду, его вид должен быть безупречен, костюм обязан соответствовать деловому стилю.

Работа в приёмной

Документы

Второе, с чем сталкивается клиент – это работа секретаря по приёму гостей. Деловой этикет требует от сотрудника вежливой и доброжелательной встречи входящего, приветствия и заинтересованности в цели его визита. Важная функция секретаря – помощь руководителю, следовательно, ему нужно перераспределять посетителей между специалистами и лишь в крайнем случае допускать визитёра в кабинет начальства. Секретарь должен отлично понимать структуру организации и должностные обязанности всех специалистов, чтобы перенаправлять клиента в тот отдел, который сможет ему помочь в решении проблемы.

Если посетитель вынужден ожидать приёма, секретарю следует предложить ему напитки, журналы, проспекты для просмотра. Длительное нахождение клиентов в приёмной нежелательно, так как плохо характеризует организацию работы на предприятии. Пока посетитель находится в приёмной, секретарь не должен вести разговоры, в том числе по телефону, которые могли бы раскрыть какие-то частные детали бизнеса. Также посетитель не должен иметь возможности видеть монитор компьютера секретаря и читать содержимое документов на столе.

Правила телефонной коммуникации

Кроме общепринятых правил ведения телефонного разговора, секретарь обязан придерживаться дополнительных требований.

Секретарю следует оперативно отвечать на телефонные звонки. Снимая трубку, он должен здороваться, называть организацию. В некоторых компаниях секретари также называют свою должность и фамилию. Далее ему нужно осведомиться о цели звонка. Он должен максимально оберегать руководителя и перенаправлять, по возможности, звонки специалистам компании, при этом говорить звонящему фамилию и должность человека, с которым его соединяют.

Секретарю надо записывать всю важную информацию, которую ему передают, фиксировать звонки и потом сообщать о них начальству. При соединении с руководителем он должен переводить звонок, предупреждая о том, кто и зачем звонит. В ряде компаний звонки переводятся без предварительного предупреждения, кроме тех случаев, когда в кабинете начальника присутствуют посетители. В других организациях, напротив, звонки переводятся в исключительных случаях или только в определённый временной промежуток. Подобные нюансы оговариваются при вступлении секретаря в должность.

В то время, когда руководитель занят, секретарь принимает звонки и говорит о времени, когда можно перезвонить и записывает то, что нужно передать.

Помощь руководителю

Во время приёма посетителей руководителем секретарь должен помогать ему, принося необходимые документы. Через 10-15 минут после начала переговоров нужно предложить посетителям чай и кофе. В некоторых случаях это делается в начале встречи после представления сторон и оглашения повестки беседы.

Вносить напитки следует на подносе или специальном столике. Необходимо за один раз вносить в кабинет все необходимые предметы для чая и кофе.

Секретарь аккуратно расставляет предметы сервировки на столе, поднося чашку каждому гостю. После того, как приборы будут расставлены, каждому гостю он предлагает чай или кофе. Начинать обслуживание лучше с главы делегации, затем переходить к старшим по возрасту и женщинам, далее по очереди. Последним, кому наливают напиток, является представитель принимающей стороны.

Заключение

Многие недооценивают работу секретаря. А зря, ведь благодаря данному сотруднику руководитель компании освобождает себя от рутины, вследствие чего у него появляется больше времени на выполнение других важных задач. Его труды не всегда заметны, однако вежливый секретарь, ответственно выполняющий свою работу и быстро реагирующий на внеплановые ситуации, напрямую влияет на положительные результаты компании. Кто бы что ни говорил.

Спасибо за внимание!


РЕКОМЕНДУЕМЫЕ СТАТЬИ
Автор сайта

Веб-мастер, контент-мейкер и копирайтер с 5-летним стажем.

Страница ВК: vk.com/i_am_eon
Пишите в ЛС, если хотите разместить свою ссылку на сайте.

Сообщество ВК: vk.com/weblake_ru
Моя группа для фрилансеров и работодателей.

Scroll Up