Чтобы иметь высокий уровень продуктивности, а также успешно решать жизненные и профессиональные задачи, необходимо обладать личной эффективностью. У некоторых людей эта способность вырабатывается в юном возрасте (например, в результате хорошего воспитания), другим же приходится самостоятельно развивать её посредством различных тренировок.
В этой статье мы ограничимся только одним способом повышения личной эффективности. Он основан на формировании полезных привычек.
Ежедневная постановка целей
Цели следует определять заблаговременно, советую прорабатывать их вечером.
До 11:00 мне нужно сделать 5 рекламных баннеров.
В 12:00 необходимо поговорить с клиентом и убедить его заключить договор.
В 13:30 у меня обед. В рационе обязательно должны быть овощи.
И так далее.
Планирование и постановка целей существенно облегчат Вам жизнь. Вы всегда будете в курсе предстоящих дел, бесполезные занятия уйдут на второй план, пропадут волнение и напряжённость. А в конце дня Вы с гордостью сможете сказать себе: «Сегодня я был эффективен, все цели были выполнены».
Поддержание темпа
По мере выполнения плана не стоит отвлекаться. Иначе после каждой успешно выполненной задачи Вы будете делать длительный перерыв. А после этого, как правило, достаточно сложно вернуть себе высокий уровень продуктивности.
Поддержание темпа может быть нарушено банальными вещами, например, телефоном. Чтобы этого не происходило, рекомендуется во время работы убирать в сторону смартфон, выходить из социальных сетей, не отвлекаться на телевизор и прочие гаджеты. Исключение — деловые моменты.
Расстановка приоритетов
Все задачи необходимо классифицировать по трём группам. Первая включает в себя быстрые дела, выполнение которых не занимает много времени (временные затраты, как правило, не превышают 30 минут). Вторая группа содержит задачи среднего уровня, на которые требуется несколько часов.
Третья группа представляется масштабными целями, которые невозможно осуществить за один день. Чтобы такие задачи выполнялись легче, необходимо разделять их на мелкие части. В тайм-менеджменте большие цели принято называть слонами, а мелкие — лягушками.
Распределив дела по группам, стоит обратить внимание на степень их значимости. Начинать работу необходимо с важных дел, постепенно переключаясь на второстепенные. Если выполнение серьёзных задач вызывает скуку или усталость, попробуйте чередовать их с менее значимыми.
Чтение
Для развития личной эффективности очень полезно читать. К счастью, в наше время любую книгу можно заказать в интернете, так что с этим проблем возникнуть не должно. На чтение стоит уделять по 15 минут в день, что позволит Вам изучать по одной книге в месяц. Это масса знаний в копилку личностного роста. Чтением можно заниматься в метро и длинных очередях.
Сейчас всё чаще используются электронные книги, которые не занимают много места даже в дамской сумочке. Если Вы не являетесь любителем печатного формата, попробуйте рассмотреть данный вариант.
Не нужно распыляться
За новую цель нужно браться только при условии выполнения предыдущей. Когда человек отвлекается на несколько занятий, у него ухудшается концентрация, нарушается скорость и качество выполнения работы.
Раннее пробуждение
Всем известна поговорка «Кто рано встаёт, тому Бог подаёт». В ней есть доля истины. Если просыпаться в 6 часов и начинать день с выполнения более сложных и важных дел, то Вы будете удивлены, сколько задач можно выполнить, в то время когда весь мир ещё спит. При этом, чтобы быть максимально продуктивным, совсем не обязательно сокращать время сна или отдыха.
Небольшие перерывы
Как ни странно, залогом успеха являются регулярные 10-минутные перерывы на отдых. Специалисты рекомендуют следовать правилу: после каждого часа честного труда расслабляться 10 минут. Длительный же перерыв нужно устраивать либо в обеденное время, либо в вечернее. В любом случае Вы не должны забывать про свой план. Если время поджимает, от перерыва лучше отказаться.
Как справиться с делами, если Вы перегружены
Если человек перегружен, значит он выполняет несколько дел одновременно: составляет договор, разговаривает по телефону и при этом умудряется отвечать на сообщения в социальных сетях. Проблема состоит в том, что подобное поведение рассеивает внимание, ухудшает качество работы. Результат получается соответствующий: в документации обнаруживается множество ошибок, собеседник не получает ответа на свой вопрос, сообщение отправляется другому адресату.
Вместо того, чтобы включать как можно больше дел в небольшой отрезок времени, стоит решать проблемы по-другому, а именно: по одной.
Такой подход требует сосредоточенности и последовательности. Сперва нужно работать над приоритетной задачей, а по её завершению — переходить к другой. Если дел много — отстраняемся от окружения и ускоряемся: как только закончили одну работу, начинаем вторую, и так далее.
Например, у многих есть привычка проверять телефон прямо во время работы. Не нужно этого делать. Если есть возможность, отложите его подальше. Как только завершите текущий проект — тогда и посмотрите, кто какую выложил фотографию и что там задали ребёнку в школе. Всё это важно, но не прямо сейчас.
Последовательность действий — это ещё и эффективный способ реализации долгосрочных проектов. Многие любят набирать себе работы по принципу «лишь бы ввязаться, а дальше как-нибудь выкручусь». А потом пытаются сделать все дела одновременно. Но можно же поступить иначе. Сначала закончить один проект, потом второй, затем третий. Действуя таким образом, Вы и сроки не нарушаете, и работу выполняете на должном уровне.
Возьмём для примера обычного художника, который живёт на доход от продажи заказанных картин. У него есть четыре крупных заказа и столько же недель на исполнение. И всего лишь три стратегии выполнения работы.
Первая – работать над всеми картинами ежедневно по чуть-чуть, и закончить каждую через четыре недели. Вторая – в течение одной недели работать только над одной картиной. И третья стратегия – двадцать дней ничего не делать, а в последний момент что-нибудь намалевать. Рискнуть репутацией, деньгами и потерять заказы. Её рассматривать не будем, хотя она очень распространённая.
Так какая стратегия верная? Скорее всего, вторая. Художник пишет первую картину, отдаёт заказчику, получает за неё деньги. Спокойно живёт на полученную сумму, сытый и довольный пишет другую картину, получает за неё оплату и в прекрасном настроении пишет оставшиеся.
Работать таким образом гораздо легче и продуктивнее в плане сохранения энергии. Не происходит выгорания, нет переживания за нарушение сроков.
Чек-лист
Полезные привычки не возникают сами собой, их нужно вырабатывать. И лучший способ сделать это – выполнять следующие шаги:
Заниматься планированием, изучать тайм-менеджмент.
Расставлять дела по приоритетам. Срочные и важные выполняем первыми.
Работать над одним делом, пока оно не будет закончено.
Высыпаться, делать небольшие перерывы во время работы.
Изучать познавательную литературу.
Достижение целей даже в краткосрочной перспективе вдохновит Вас работать «вдолгую». Даже сам по себе факт выполненного дела придаст сил двигаться дальше и испытывать приятное чувство завершённости.
Спасибо!
Теперь редакторы в курсе.